Bilindiği üzere, 24.03.2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) yürürlüğe girmesi ile birlikte veri sorumlularına birtakım yükümlülükler getirilmiş olup bu yükümlülüklerin başında ise KVK Kanunu’nun 16. maddesi uyarınca düzenlenen Veri Sorumluları Sicili’ne (“VERBİS”) kaydolma yükümlülüğü gelmektedir. VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“KVK Kurulu”) gözetiminde kamuya açık olarak tutulmaktadır. Bu amaçla oluşturulan ve kısa adı VERBİS olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine, kayıt yükümlülüğü kapsamındaki veri sorumlularınca işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili bilgi girişi yapılması gerekmektedir.
Söz konusu VERBİS kayıt yükümlülüğüne ilişkin olarak KVK Kurulu’nun 27.12.2019 tarihli ve 2019/387 sayılı kararı uyarınca, KVK Kurulu , VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünün sadece KVK Kanunu’nda öngörülen yaptırımlarla karşılaşmamak adına süresi içinde bir kayıt gerçekleştirmek olarak anlaşılmaması gerektiğini, bu amaca yönelik kayıt ve bildirimlerin KVK Kanunu’na aykırılık teşkil edebileceğini, VERBİS’e iletilen bildirimler incelendiğinde kayıtlarda ciddi yanlışlıklar ve mevzuata aykırılıklar olduğunun görüldüğünü, VERBİS’e beyan edilen bilgilerin doğru ve güncel olması gerektiğini, VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirirken öncelikle kişisel veri işlenmekte olan tüm süreçleri içerecek şekilde kişisel veri işleme envanteri hazırlanması ve VERBİS’e bildirim yapılırken gelişigüzel değil mutlaka söz konusu envanter temel alınarak giriş yapılması gerektiğini belirtmiştir. Bununla birlikte daha önce VERBİS kayıt ve bildirimlerini gerçekleştiren veri sorumluları, işbu kayıt ve bildirimleri belirtilen tarihten önce kontrol ederek kayıtların doğru ve güncel olduğundan emin olmalıdır. Yukarıda açıklanan uyarılar ışığında VERBİS kaydının veri sorumluları tarafından yapılabilmesi amacıyla KVK Kurulu tarafından VERBİS kayıt yükümlülüğünün tarihlerine ilişkin değişikliğe gidilmiş olup KVK Kurulu Kararı uyarınca;
- Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
- Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.09.2020 tarihine,
- Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 31.12.2020 tarihine,
kadar uzatılmasına karar verilmiştir.
Buna göre, yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi sorumlularının, 30 Haziran 2020 tarihine kadar VERBİS kayıt işlemlerini gerçekleştirmiş olması gerekmektedir.
Ancak dikkat edilmelidir ki; ilk olarak Çin’in Vuhan Eyaleti’nde Aralık ayının sonlarında ortaya çıkan ve tüm dünyayı etkisi altına alan Koronavirüs (COVID-19) ülkemizde de etkisini göstermiş olup, içinde bulunduğumuz süreçte veri sorumluları, Koronavirüs ile mücadele sırasında olağan süreçten daha fazla kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunabilmektedirler.
Bunun yanında, Koronavirüs sebebiyle birçok işveren, çalışanlarını ve iş organizasyonunu korumak amacıyla evden ve uzaktan çalışma kararı almış olup söz konusu evden ve uzaktan çalışma ile iş ve işleyişin dijital ortamda ve birçok kişisel veri işlenerek devam etmesi sonucunda veri sorumluları, olağan süreçte alınmış olan idari ve teknik tedbirlere ek olarak başkaca tedbirler almış olabilirler. Bu kapsamda ise veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlerin de güncel olarak kayıt ve bildirimlerinin yapılması gerekmektedir.
Buna göre, içinde bulunduğumuz olağanüstü süreç de dikkate alınarak veri sorumluları tarafından işlenen veriler, veri envanterine işlenmeli ve veri envanteri güncel tutulmalıdır. Bu doğrultuda ise VERBİS kayıt ve bildirimleri güncel ve doğru bir şekilde tamamlanmalıdır. Zira 31.12.2017 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 5. maddesi uyarınca, veri sorumlularının, Sicil’e sunulan ve Sicil’de yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumlu olduğu hükme bağlanmıştır.
Önemle belirtmek gerekir ki, VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları hakkında, 5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nun 17. Maddesinin 7. Fıkrası kapsamında 2020 yılı için asgari 36.053 TL’den azami 1.802.641 TL’ye kadar idari para cezası uygulanabilecektir.
Saygılarımızla,
ÇELİKBAŞ HUKUK BÜROSU
İşbu makale bilgi ve deneyim paylaşımına yönelik olup yazıların içerdiği bilgilerin güvenilirliği veya güncelliği konusunda hukuki güvence vermemektedir. Çelikbaş Hukuk Ofisi, bu makalede yer alan her türlü bilgi ve sair içeriklerin doğrudan veya dolaylı olarak kullanılmasından oluşacak zararlardan hiçbir şekilde sorumlu değildir.
Bu sitede paylaşılan bilgiler yalnızca bilgilendirme amaçlıdır; Türkiye Cumhuriyeti Barolar Birliği’nin ilgili düzenlemeleri uyarınca reklam, teklif, hukuki öneri veya danışmanlık teşkil etmez. Bu bilgilerin iletilmesi hiçbir şekilde avukat müvekkil ilişkisi oluşturmaz. Bu bilgiler en son hukuki durumu yansıtmayabileceğinden okuyucular güncel durum hakkında bir avukata danışarak hareket etmelidirler.